あなたは仕事を断るときにどのようにして断っていますか？
人によっては仕事を断るのが気まずいので、ついつい引き受けてしまうなんてことも。
溜まりに溜まった仕事が終わらずに残業してしまうということもあるかと思います。
仕事を引き受けることは良いことではあるのですが、あれもこれもと引き受けているとキャパオーバーになりますよね。
また仕事を断らずに引き受けすぎると一つ一つのクオリティが下がってしまう可能性があります。
今回はついつい仕事を受けすぎてしまうあなたに仕事を断る方法をご紹介していきます。
仕事を断ることができない理由
まず、なぜ仕事を断ることができないのかについて考えて見ましょう。
仕事を断ると気まずいと思って、引き受けてしまう
まず「仕事を断ると気まずい」というのが仕事を断ることができない原因の大半をしめると思います。
仕事をお願いされて断ってしまうと
・クライアントや上司に嫌われてしまう
・次から仕事をもらえなくなる
ということが気になってしまいついつい仕事を引き受けてしまう人は多いですね。
責任感が強い
・頼まれると断れない性格の人
・責任感が強い方
は自分が残業をすることで、仕事をこなそうとしてしまいがちです。
また、自分ができる範囲のことは全て把握しておきたいという完全主義な方もやはり仕事が断りにくい傾向にあります。
ですが、本来あなたの作業範囲ではない仕事をやり続けていると、「なんでもやってくれる人」という印象になり次から次へと仕事がきてしまいます。
その結果、本来あなたがする必要のないことや、あなたが得意でないことも任されるようになるでしょう。
その仕事量を時間でカバーし、やっと仕事をこなすとまた仕事がくるという無限ループに入ってしまいます。
仕事を断るべき理由
仕事を断るべき理由は
・仕事を受けてできなかったの方が最悪
・一度無理をすると、無理する状態が続く
・精神的な苦痛を味わうから
という３点にあります。詳細をみていきましょう。
仕事を受けてできなかったの方が最悪
あなたがもし仕事を引き受けて完遂できなかったとしましょう。
仕事を引き受けたのはいいものの、キャパオーバーだったり、他の仕事が忙しかったり、スキルが足りなかったりなどの理由で、仕事ができず、またその状況を期限ギリギリまで報告しなかった場合・・・
あなたの上司や取引先はその状態をつゆ知らずなので、すっかりできているものと信じて疑わないですよね。
でも蓋をあけてみるとできてない、ということがわかると「なんで仕事を受けたんだ」となりかねません。
スケジュールに間に合わないことで損害を被ることもありますので、仕事ができないのなら最初からできないといってしまう方がダメージは少ないのです。
バスケットボールと同じで、渡されたボールをもったまま立ち往生している状態はビジネスでルール違反です。
一度無理をすると、無理する状態が続く
スケジュール的にあなたが長時間残業をして仕事を断らずに受け入れて、かつ完遂させたとしましょう。
それをみて上司はどう思うでしょうか？「なんだできるんじゃん」と思いますよね。
部下が頑張ればなんとかなるという事実を知った上司は部下に「やばい時は徹夜して」とお願いしてしまえばいいやと思ってしまうことでしょう。
本来は時間なり予算なり、リソースの追加が必要であるにもかかわらず、今いる部下に無理強いしてなんとかなってしまうのならそんなに都合の良いことはありませんよね？
一度でも「無理してできた」状況を作ってしまうと「あの時はできたのに」と思われてしまいます。
最高でも自分の限界の8割で仕事をするように調節していきましょう。
精神的な苦痛を味わうから
自分がやりたくない仕事、自分がやらなくてもいい仕事などを引き受けるのは精神的に苦痛です。
本来すきな仕事があったとしてもやりたくない仕事のために、好きな仕事も嫌いになってしまう可能性があります。
人のことを気にして仕事を断らずにいると精神的な苦痛を味わい続けることになってしまいます。
自分の精神衛生を清潔に保つためにも、嫌な仕事は断るようにしましょう。
仕事を断る方法のテンプレート
ここからは具体的に仕事を断る方法をご紹介していきます。
・仕事の話をもらえて嬉しい旨を伝える
・自分が断る旨をはっきり伝える
・理由を伝える
・代替案を提示する
という感じです。詳細をみていきましょう。
仕事の話をもらえて嬉しい旨を伝える
取引先にしろ、上司にしろ、仕事をあなたにくれたということは「あなたなら任せられる」と思ったに違いありません。
これまでの実績を認められていることや信頼されていることの証ですので、
仕事をもらえたことに感謝の意を伝えましょう。でもさらっとでOKです。
自分が断る旨をはっきり伝える
「私ではこの仕事をお受けすることができません。」ということをはっきり伝えましょう。
人によっては「この仕事を引き受けることが難しいです」と濁しがちですが、難しいってどういうこと？受ける気持ちはあるってこと？
と誤解を招きがちなので、自分が仕事を断りたいということははっきり伝えるようにしましょう。
理由を伝える
自分が仕事ができないと思う理由を明確に伝えましょう。
スキルが不足している、他のタスクがたくさんある、期限までに間に合いそうにない、など具体的な数字とともに伝えることができればOKです。
断るに当たって前もって数字を数えたり、どれぐらいのリソースがあれば仕事を受けてもいいのかということはあらかじめ考えておくと良いかと思います。
代替案を提示する
部分的に仕事が受けられるとか、予算があとこれぐらいあれば良い、期限がいつまでだったら対応できる、ということを示しましょう。
人、時間、予算、情報、などあらゆるリソースが不足している、ということをアピールする必要があります。
仕事を断るための考え方
というわけでここからは仕事を断るための考え方をご紹介します。
基本的には自分が得意なことだけを引き受けよう
会社やチームではあらゆるタイプの人が集まっている訳なので、基本的には得意なことは得意な人がするべきです。
その為にも周囲の人が何が得意なのかをよく把握しておく必要があります。
資料作成が得意な人もいれば、人と交渉するのが得意な人もいますので、タスクを交換するという手段をとっても良いでしょう。
自分の得意なことであれば、他のことに比べてすぐ終わるはずですし、ストレスもないはずです。
サッカー選手はサッカーをすべきで、野球の素振りをする必要はないというとすごく当たり前に聞こえると思いますが、
これがビジネスだと曖昧になってきますよね。
自分の仕事の守備範囲を明確にしよう
例えば最初に仕事を引き受ける時は仕事の全体の流れを把握するようにし、
どこからどこまでは自分がやる、どこからどこまでは他の人がやる、ということを可能な限り明確にしておくようにしましょう。
できればメールで残る形だったり、お互いの合意が目で見てわかる形になると良いと思います。
その目で見てわかるものを元に、何か追加で仕事が頼まれた場合は「もともとこういう話で合意しているはずなので、その作業は対応できません」
ということができます。
仕事の優先順位を明確にしよう
自分の普段の仕事の中で、優先的にしなければならないことを明確にしておきましょう。
もしそこで仕事を新しく頼まれた時は、
・その仕事がどれぐらいの優先順位か
・新しく仕事を引き受ける場合、もともとある仕事にどれぐらい影響が出るのか
という観点から物事を考えましょう。
ここは交渉次第ではあるのですが、テクニックとしては新しい仕事を引き受ける場合、既存の仕事に影響が出てしまいますよという言い方をするといいかもしれません。
残業ありきで仕事を進めないにしよう
会社によっては忙しすぎるから「残業でできない部分はカバーしていこう、頑張ろう」という風潮があるかもしれません。
ただ、一度でも残業でカバーして仕事をしてしまおうものなら、確実にその先も残業でカバーしていっぱいいっぱいになる体制になっていきます。
一日の労働時間は８時間であるということを再度認識しましょう。
お客さんも、上司も、あなた自身も「サービス残業でなんとか頑張ってよ」という風潮になってしまうと世の中全体が残業ありきで成り立つことになってしまいます。
例えば私の仕事であるシステム開発を例にとるのであれば、残業ありきの開発というのは完全に見積もりミスです。
人の労働にはお金が発生すべきなので、是非とも溢れた仕事をサービス精神で引き受けないようにしましょう。
日本から一刻も早く残業が０になることを願っています。
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まとめ
というわけで今回は仕事を断る方法について書きました。
まとめますと、
まず仕事を断れない理由は
・仕事を断ると気まずいと思って引き受けてしまう、または責任感が強いということでした。
また、仕事を上手に断る方法は、
・基本的には自分が得意なことだけを引き受ける
・仕事の優先順位を明確にする
・残業ありきで仕事を進めないようにする
ということでした。あなたが快く会社で働けますように。 それでは！
